Investigación: los empleados pasan 11 horas a la semana contestando mails

Once horas a la semana. Esa es la cantidad de tiempo que dedicamos a administrar y organizar nuestros correos electrónicos según un estudio de Microsoft que también encontró que el 28% del tiempo de los empleados se dedica a leer y responder correos electrónicos. En una época en la que los correos electrónicos constituyen sólo una parte de la avalancha de comunicaciones, que también incluye grupos de Whastapp, herramientas de comunicación interna como Teams o Slack, redes sociales, videoconferencias, llamadas telefónicas y chats, es sorprendente que los empleados logren culminar totalmente sus tareas.

“Estamos en un mundo caracterizado por una avalancha de comunicaciones y datos, pero está dividido entre diversas personas en línea. Puede haber un grupo de Whatsapp de trabajo, pero también están los grupos de consumidores y sociales a los que pertenecemos. Cuando se trata de la avalancha de correos electrónicos, fuimos testigos de que un empleado recibe un promedio de 620 a la semana, y cada correo electrónico ocupa aproximadamente un minuto de su tiempo, esto daña la productividad porque el correo electrónico puede que ni siquiera requiera que el empleado tome medidas. Realizamos muchas investigaciones sobre este tipo de datos en un esfuerzo por impulsar la productividad de los empleados”, dice el doctor Tomer Simon, Oficial Nacional de Tecnología de Microsoft Israel. Simon enfatizó que Microsoft no considera el contenido del correo electrónico como parte del estudio, sólo los tipos de correspondencia.

El 75% de los correos electrónicos se leen en teléfonos inteligentes y luego nuevamente en computadoras.

El 75% de los correos electrónicos se leen en teléfonos inteligentes y luego nuevamente en computadoras. (Depositphotos)

Los datos muestran que, al final del día, aproximadamente la mitad del tiempo de un empleado se dedica a buscar información y manejar correos electrónicos. La carga también depende de la forma en que las personas leen sus correos electrónicos y del dispositivo en el que lo hacen. El noventa por ciento de las personas leen correos electrónicos en sus teléfonos inteligentes por las mañanas y por las noches y usan sus computadoras. La mayoría (85%) de los correos electrónicos se leen en teléfonos inteligentes pero se responden en la computadora, lo que significa que el 75% se vuelve a leer.

¿Cómo decidimos qué acciones tomar por correo electrónico y qué formato usar? Esa acción se llama «Triage de correo electrónico» y se refiere a la toma de decisiones con respecto a la clasificación inicial de los correos electrónicos, y nuestras decisiones dependen del tiempo y el esfuerzo que necesitamos invertir para responder.

“¿Cómo se las arreglan las personas cuando llegan a la oficina y ven 124 correos electrónicos en la bandeja de entrada? La mayoría de las personas posponen la respuesta, y las investigaciones muestran que la cantidad de correos electrónicos se correlaciona directamente con nuestra tardanza en responderlos. Cuanto más demoremos la respuesta, más correos electrónicos habrá. De manera similar, existe un vínculo directo entre la cantidad de reuniones en nuestros calendarios y la cantidad de correos electrónicos no leídos”, dijo Simon. Después de la clasificación inicial, hay cinco elementos de acción que tomamos: abrir el correo electrónico, eliminarlo, responderlo, archivarlo o abrir enlaces o archivos adjuntos.

Si los correos electrónicos ocupan tanto tiempo de los empleados y otros medios de comunicación nos permiten hacer más o menos las mismas cosas, ¿Están funcionando los correos electrónicos?

“Esa es una pregunta que ha estado acompañando a la industria durante casi una década, desde que las redes sociales comenzaron a ganar terreno. Fuimos testigos de una ola de redes sociales organizacionales que se desarrollaron en parte para cambiar nuestras comunicaciones de una manera que reduciría la cantidad de correos electrónicos. Siempre hablamos de reducir y no reemplazar, y de hecho lo estamos viendo, pero los correos electrónicos no van a desaparecer. Las comunicaciones comerciales con las empresas todavía se realizan a través de correos electrónicos y no hay ningún sustituto para eso. Podemos trasladar algunas de nuestras comunicaciones internas a las plataformas de redes sociales, pero es más difícil hacerlo externamente. Las agencias gubernamentales u otras industrias reguladas no pueden cambiar a las redes sociales, porque los correos electrónicos son reconocidos por los tribunales y pueden usarse para el descubrimiento electrónico ”, explicó Simon.

De hecho, la investigación sugiere que ha habido una disminución del 10% en la cantidad de correos electrónicos internos en los últimos años, pero desde una perspectiva global es difícil medir esa disminución en relación con el aumento en la cantidad de usuarios. En la India, por ejemplo, 100 millones de nuevos usuarios obtienen acceso a Internet cada año, explica Simon.